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Informativa per il trattamento dei dati (Art. 13 Reg. 679/2016)

Informativa per il trattamento, comunicazione e diffusione dei dati, in applicazione del Regolamento europeo per la protezione dei dati – Reg. 679/2016 (GDPR)

PREMESSA

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, il Titolare del trattamento è tenuto a fornire agli interessati alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei loro dati personali.
Con l’accezione VIV GROUP e DECORAL GROUP facciamo riferimento ad un insieme di aziende dislocate in Italia e all’estero, appartenenti a due distinti gruppi aziendali, specializzate nella produzione di beni in alluminio verniciato e/o decorato con il sistema Decoral®, e delle relative materie prime (film e polveri per sublimazione). Le Aziende, come sotto definite, prevedono determinati livelli di integrazione e sinergie tra i rispettivi gruppi di appartenenza. Per questa ragione si ritiene opportuno definire una informativa per il trattamento dei dati a livello di Gruppi, pur mantenendo ogni singola azienda la titolarità dei rispettivi trattamenti dei dati.
In particolare, VIV GROUP e DECORAL GROUP, identificati dalle aziende sottoriportate, nello svolgimento delle rispettive attività/funzioni necessitano di trattare informazioni e dati personali riferibili a persone fisiche, o riferite a soggetti operanti per conto delle rispettive organizzazioni clienti, agendo nel ruolo di Titolare del trattamento ai sensi del GDPR.
Le informazioni e i dati personali, da Voi forniti, ovvero acquisiti nell’ambito del rapporto contrattuale intercorrente con le scriventi, vengono trattati nel rispetto delle leggi vigenti e degli obblighi di riservatezza cui si sono sempre ispirate le attività di VIV GROUP e DECORAL GROUP, identificati dalle aziende sottoriportate, nonchè nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, della dignità dell’interessato, del rispetto dell’identità personale e del diritto alla protezione dei dati personali, con particolare riferimento (rif. Art. 5 – Principi applicabili al trattamento dei dati personali) ai principi di liceità, correttezza e trasparenza, della limitazione delle finalità, della minimizzazione dei dati, dell’esattezza, della limitazione della conservazione, dell’integrità e riservatezza.

 

Titolari del trattamento sono VIV GROUP e DECORAL GROUP, identificati dalle aziende sottoriportate:

 

  • DECORAL EUROPE Srl – Az. Capogr. ai sensi C.C.
    Viale del lavoro, 5
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 7639111
  • DECORAL SICUREZZA Srl
    Località Paduni, snc
    03012 Anagni (FR) – Italia
    Tel +39 0775 778957
  • CONVIV S.C. Srl
    Viale del lavoro, 5
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 7639111
  • VIV DECORAL ROMA Srl
    Via Fratta Rotonda Vado Largo, 9/A
    03012 Anagni (FR) – Italia
    Tel. +39 0775 77891
  • DECORAL HOLDING Srl
    Viale del lavoro, 5
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 7639111
  • SUBLIK Srl
    Via Galvani 7
    37038 Soave, Verona, Italia
    Telefono: +39 02 9682971
  • CARRY ON Srl
    Via Fratta Rotonda Vado Largo, 9/A
    03012 Anagni (FR) – Italia
    Tel. +39 0775 77891
  • DECORAL SYSTEM Srl
    Viale del lavoro, 5
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 7639111
  • VIV DECORAL Srl – a socio unico
    Viale del lavoro, 5
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 7639142
  • LAMEX Srl
    Viale del lavoro, 5
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 7635516
  • TECNO DECORAL Srl
    Viale del lavoro, 5
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 7639111 ALLPRINT Srl
    Viale del lavoro, 5
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 7639111
  • GI COLOR Srl
    Viale del lavoro, 5
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 7639111
  • ALXO Srl
    Viale del lavoro, 3
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 6144400
  • DECORAL POWDER Srl
    Viale del lavoro, 5
    37040 Arcole (VR) – Italia
    Tel +39 045 7639111
  • FERRAMENTA VERONA Srl
    Via Torricelli, 15/B
    37135 Verona (VR) – Italia
    Tel +39 045 502400
  • COMITAL Srl
    Localita’ Costeggiola, S.N.
    37030 Cazzano Di Tramigna (Vr)
    Tel. 045 7820642
  • TECNO ALLUMINIO Srl
    Localita’ Costeggiola, 6
    37030 Cazzano Di Tramigna (Vr)
    Tel. 045 7820552
  • VIV INTERNATIONAL Srl
    Localita’ Costeggiola, S.N.
    37030 Cazzano Di Tramigna (Vr)
    Tel. 045 474 0100
  • CONSORZIO VT
    Localita’ Costeggiola, S.N.
    37030 Cazzano Di Tramigna (Vr)
    Tel. 045 474 0100
  • HORION Srl
    Localita’ Costeggiola, S.N.
    37030 Cazzano Di Tramigna (Vr)
    Tel. 045 474 0100
  • VIV DECORAL PIEMONTE Srl
    Via Pisa, 36, 10088 Volpiano (To)
    Tel. 011 982 9892
  • VERNICIATURA INDUSTRIALE VENETA Srl
    Localita’ Costeggiola, 2
    37030 Cazzano Di Tramigna (Vr)
    Tel. 045 474 0100

 

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati, è finalizzato alla gestione precontrattuale e contrattuale delle attività svolte per conto del cliente da parte di VIV GROUP e DECORAL GROUP, identificati dalle aziende soprariportate. In particolare evidenziamo le seguenti finalità.

  1. Gestione commerciale e precontrattuale, relativamente a tutte le attività che hanno preceduto la stipula contrattuale (es. attività di elaborazione preventivi e elaborazione informazioni connesse);
  2. Gestione contrattuale, amministrativa e contabile (es. emissione di fatture, predisposizione di pagamenti e rapporti con gli istituti di credito, gestione contrattuale e tutela delle posizioni creditorie da essi derivanti ecc.);
  3. Gestione delle attività caratteristiche e servizi forniti dall’Azienda a favore del cliente;
  4. Gestione commerciale e post vendita (es. invio newsletter, inviti ad eventi e fiere di settore, comunicazione nuove soluzioni e servizi aziendali, ecc.). Il trattamento sarà effettuato con l’ausilio prevalente di strumenti elettronici, e potrà riguardare dati e informazioni presenti su supporti informatici o cartacei, ad opera di soggetti appositamente autorizzati. In generale, per le finalità sopraenunciate, a seconda dei casi i dati saranno conservati presso le rispettive aziende, o presso datacenter dei rispettivi fornitori (es. commercialista), e saranno comunicati esclusivamente ai soggetti competenti, interni o esterni alle organizzazioni, come successivamente descritto, per l’espletamento dei servizi necessari ad una corretta gestione del rapporto contrattuale e dei servizi sottesi con garanzia di tutela dei diritti dell’interessato.

LICEITA’ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali da parte dei Titolari è legittimato dalle seguenti condizioni (art.6 del GDPR):

  • L’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.
  • Il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte e all’eventuale esecuzione di misure precontrattuali o post contrattuali adottate su richiesta dello stesso.
  • Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del Trattamento (in particolare per le finalità amministrative e contabili).
  • Il trattamento è giustificato da un legittimo interesse del Titolare, quale ad esempio l’invio di comunicazioni commerciali e/o promozionali relative a prodotti e servizi analoghi a quelli oggetto del rapporto contrattuale intercorso

AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI, ED EVENTUALI AMBITI DI RESPONSABILITA’

I dati personali raccolti da VIV GROUP e DECORAL GROUP, identificati dalle aziende soprariportate, potranno essere comunicati, nei limiti e nelle forme strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche ai seguenti soggetti o categorie di soggetti:

  1. Soggetti cui la comunicazione è prevista per legge, per regolamento o dalla normativa nazionale e comunitaria nonché per l’esecuzione degli obblighi contrattuali o precontrattuali.
  2. Istituti di Credito, Compagnie di Assicurazione ed altri enti per l’esecuzione degli obblighi contrattuali o precontrattuali (erogazione di pagamenti, stipula polizze assicurative obbligatorie, ecc.);
  3. Studi esterni e professionisti specializzati nella consulenza per la gestione di aspetti di carattere contabile e fiscale per gli adempimenti di legge (es. commercialista, società di revisione, etc), nonché strumentali all’esecuzioni dei servizi caratteristici dell’attività aziendale
  4. soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo e delle reti di telecomunicazioni (ivi compresa la posta elettronica), compresa la fornitura dei servizi di datacenter cloud e delle relative gestioni dei profili di sicurezza ai fini del trattamento dei dati operato da VIV GROUP e DECORAL GROUP.
  5. Aziende che nell’ambito di VIV GROUP e DECORAL GROUP rivestono ruoli amministrativi o relativi ad altri ambiti gestionali.
  6. Aziende che nell’ambito di VIV GROUP e DECORAL GROUP perseguono attività commerciali/marketing sui medesimi clienti.

TRASFERIMENTO DI DATI ALL’ESTERO

I Titolari del trattamento di regola non trasferiscono i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali. Per ragioni amministrative, organizzative, e correlate alle stesse da parte delle scriventi, alcuni dati riferibili alla sua persona/organizzazione potrebbero essere oggetto di trasferimento all’interno del territorio di uno Stato Membro dell’Unione Europea, di uno stato appartenente allo Spazio Economico Europeo o di un territorio che la Commissione Europea ha identificato come in grado di garantire un livello adeguato di protezione dei dati personali ai sensi del GDPR, o anche verso paesi non appartenenti alla UE. In quest’ultimo caso le scriventi garantiscono che il trasferimento dei dati avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea ai sensi dell’art. 45 del GDPR, o che il trasferimento dei dati sarà soggetto a garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 del GDPR, assicurandosi che coloro i quali ricevono i dati siano vincolati contrattualmente almeno alle medesime obbligazioni dei Titolari del trattamento. Le scriventi, si riservano inoltre la possibilità di utilizzare servizi in cloud; nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/16.

 

CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTOOBBLIGATORIO/NON OBBLIGATORIO

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti che le organizzazioni sopraindicate devono effettuare per adempiere alle proprie obbligazioni nei confronti dell’interessato sulla base del rapporto (o contratto) in essere, nonché ad obblighi di legge, norme, regolamenti (Vedasi paragrafo finalità, a), b) e c). Il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità per VIV GROUP e DECORAL GROUP, identificati dalle aziende soprariportate, di dar corso al rapporto in essere. Il conferimento non è obbligatorio per tutte le altre finalità e, anche ove conferito, può essere revocato in qualunque momento da parte dell’interessato. In caso di mancato conferimento del consenso le conseguenze saranno valutate di volta in volta avendo riguardo al caso specifico. Per le finalità tipo d) le comunicazioni saranno sempre accompagnate da un’informativa per il trattamento dei dati e sarà data sempre la facoltà di recedere da comunicazioni di natura commerciale o promozionale.

 

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati sono conservati per il solo periodo necessario alle finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui le organizzazioni debbano attenersi (es. normativa di carattere contabile e fiscale, ecc.). E’ previsto che sia effettuata una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.

 

DIRITTI DELL’INTERESSATO e RUOLO DPO

Per le Aziende che hanno designato il soggetto che ricopre il ruolo di Responsabile Protezione Dati (o Data Protection Officer), i riferimenti sono conoscibili scrivendo al recapito mail: privacy@decoral.com. Ciascuna azienda soprariportata, Titolare autonoma del trattamento dei dati, s’impegna a fornire all’interessato, anche tramite il DPO designato, il riscontro relativo a sue eventuali richieste in relazione al trattamento dei dati operato, entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza o richieste eccessive per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata. In particolare si ricordano i diritti dell’interessato all’accesso, rettifica o cancellazione dei dati, e quelli alla limitazione o opposizione al trattamento, come riportato nelle tabelle che seguono.

Accesso (art.15)

  • Conferma del trattamento di dati dell’interessato da parte del Titolare.
  • Accesso ai dati personali dall’interessato trattati dal Titolare.
  • Informazioni su finalità, categorie di dati trattati, destinatari di eventuali comunicazioni (specie se in paesi terzi), periodo di conservazione previsto e origine dei dati raccolti preso terzi.
  • Informazioni sull’esistenza del diritto di rettifica o cancellazione dei dati e limitazione o opposizione al loro trattamento e di proporre reclamo al Garante.
  • Eventuale esistenza di un processo decisionale automatizzato o profilazione, informazioni sulla logica utilizzata e sulle conseguenze di tale trattamento.

Rettifica (art.16)

  • Rettifica da parte del Titolare, senza ingiustificato ritardo, dei dati personali inesatti che riguardano l’interessato e
  • integrazione dei dati personali incompleti.

Cancellazione (art.17) Nei casi di:

  • dati non più necessari, per le finalità per cui sono stati raccolti;
  • revoca del consenso, se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
  • opposizione al trattamento, se non sussiste un motivo legittimo prevalente;
  • trattamento illecito;
  • obbligo legale;
  • e infine nei casi legati al consenso dei minori, relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione.

Limitazione (art.18)

Regime transitorio di astensione dal trattamento nei casi di:

  • contestazione dell’esattezza,
  • opposizione alla cancellazione in caso di trattamento illecito,
  • dati non più necessari al Titolare ma necessari all’interessato per esercitare un diritto,
  • opposizione al trattamento.

In attesa della conclusione degli accertamenti, il Titolare è tenuto alla conservazione dei dati ed effettua eventuali altri trattamenti solo a determinate condizioni.

Portabilità (art.20)

Per trattamenti basati sul consenso o su un contratto, l’interessato ha diritto di ricevere dal Titolare i propri dati personali in formato elettronico “di uso comune” per poterli trasmettere ad altro Titolare (anche direttamente da Titolare a Titolare). I dati personali “portabili” sono quelli che l’interessato stesso ha fornito al Titolare direttamente ed esplicitamente ma anche quelli raccolti durante l’erogazione del servizio, quali, ad esempio, i dati di traffico o navigazione (per fornitori di servizi di rete).

Opposizione (art.21)

Opposizione al trattamento di propri dati personali basato sui criteri di liceità dell’esercizio di pubblico interesse o del legittimo interesse del Titolare, compreso marketing diretto o eventuale profilazione.
Il Titolare si astiene dal trattamento, salvo che per motivi legittimi che prevalgono su interessi, diritti e libertà dell’interessato, oppure per accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Il Titolare è tenuto in ogni caso ad interrompere il trattamento per fini di marketing diretto se l’interessato si oppone all’utilizzo dei suoi dati per tale finalità.

Altri diritti riconosciuti agli interessati sono quelli della tabella che segue.

Reclamo (art.77)

Diritto di proporre reclamo ad una Autorità di controllo (Garante Privacy), ove l’interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il Regolamento.

Risarcimento (art.82)

Diritto di ottenere dal Titolare e/o dal Responsabile il pieno ed effettivo risarcimento di un danno subito, materiale o immateriale (perdita finanziaria, furto d’identità, discriminazioni, etc.), se causato dal trattamento dei dati personali dell’interessato in violazione del Regolamento e il Titolare e/o il Responsabile non sono in grado di dimostrare che l’evento dannoso non è a loro imputabile.

Altri diritti riconosciuti agli interessati sono quelli della tabella che segue. Per i trattamenti legittimati da un consenso, l’interessato ha il diritto di revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità basata sul consenso prestato prima della revoca.

I TITOLARI DEL TRATTAMENTO VIV GROUP e DECORAL GROUP, identificati dalle rispettive aziende soprariportate.